Keberadaan organisasi (organization) sebenarnya setua sejarah peradaban manusia di muka bumi. Sepanjang hidupnya manusia telah menggabungkan diri dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama. Namun, tidak semua orang sadar bahwa mereka sebenarnya telah berorganisasi. Berkembangnya kesadaran mengenai pentingnya organisasi bagi setiap orang sebenarnya melalui perjalanan yang amat lamban dibandingkan dengan peradaban manusia itu sendiri. Karena baru dalam beberapa dasawarsa terakhir orang mulai cenderung untuk melakukan studi tentang organisasi beserta perilakunya secara mendalam.
Menurut Sule dan Kurniawan (2009: 192), “...,dalam fungsi pengorganisasian, di desain sebuah struktur organisasi yang di dalamnya berbagai sumber daya yang dimiliki oleh organisasi di alokasikan beserta dengan tugas-tugas yang akan dijalankan menurut bagian-bagian yang terdapat dalam organisasi”.
Dengan demikian, dari pendapat-pendapat tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi pengorganisasian dimaksudkan untuk dapat membawa organisasi mencapai tujuannya dengan melakukan penentuan sumber daya, perancangan dan pelaksanaan program, penyusunan struktur dan pembagian peran serta tugas-tugas yang jelas ditetapkan.
Untuk mengetahui lebih lanjut, maka dalam pembahasan berikut ini penulis menyajikan beberapa hal yang berkaitan dengan fungsi pengorganisasian.
1. Pengertian Organisasi
Pemahaman tentang organisasi akan memudahkan dalam memahami fungsi pengorganisasian. Organisasi dapat diartikan bermacam-macam tergantung dari sudut mana kita memandangnya. Teori klasik memandang organisasi itu sebagai wujud sedangkan teori sistem memandang oraganisasi sebagai porses. Berikut adalah defenisi-defenisi organisasi menurut para ahli:
Gitosudarmo, dkk. didalam Sopiah (2008: 2), “organisasi adalah sistem yang terdiri dari pola aktivitas kerjasama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mnecapai suatu tujuan.
Sementara Richard A. Johnson, dkk. di dalam Sutarto (1998: 35) menyatakan bahwa organisasi didefenisikan sebagai kumpulan orang, barang dan mesin dan sumber-sumber lain yang menghubungkan penyempurnaan tugas melalui rangkaian saling pengaruh dan bersatu padu ke dalam suatu sistem sosial.
Sedangkan James D. Mooney di dalam Sutarto (1998: 23) menyatakan dengan sederhana pengertian dari organisasi, yakni “bentuk setiap perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. Menurut Dexter Kimball & Dexter Kimball, Jr di dalam Sutarto (1998: 23) mengemukakan bahwa organisasi merupakan bantuan bagi manajemen. Ini mencakup kewajiban-kewajiban merancang satuan-satuan organisasi dan pejabat yang harus melakukan pekerjaan, menentukan fungsi-fungsi mereka dan merinci hubungan-hubungan yang harus ada diantara satuan-satuan dan orang-orang. Organisasi sebagai suatu aktifitas sesungguhnya adalah cara kerja manajemen. Sedangkan John D. Millet di dalam Sutarto (1998: 25) mengatakan bahwa organisasi merupakan kerangka struktur dalam mana pekerjaan dari banyak orang dilakukan untuk pencapaian maksud bersama. Sebagai demikian itu adalah suatu sistem mengenai penugasan pekerjaan diantara kelompok-kelompok orang yang mengkhususkan diri dalam tahap-tahap khusus dari suatu tugas bersama.
Lebih lanjut, Barnard di dalam Husaini Usman (2009: 146) merumuskan organisasi adalah suatu sistem aktivitas yang dikoordinasikan secara sadar oleh dua orang atau lebih.
Meskipun para ahli manajemen mendefenisikan organisasi dengan redaksi yang berbeda-beda, namun intisarinya sama yaitu bahwa organisasi merupakan proses kerjasama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efesien. Dalam organisasi, ada proses yang berjalan dan dijalankan dimana proses tersebut satu sama lain punya keterkaitan dan menjadi satu kesatuan yang utuh dalam pencapaian tujuan.
2. Azas-azas Organisasi
Setiap organisasi baik organisasi pemerintah, swasta, masyarakat, maupun organisasi dalam bentuk yang lain tentu menghadapi masalah bagaimana organisasinya dapat berjalan dengan baik. Oleh karenanya, perlulah pemahaman yang jelas kepada para pemegang kebijakan atau setiap anggota organisasi untuk memahami dan menguasai azas-azas organisasi sehingga kebuntuan, kebingungan dan hambatan-hambatan teknis yang akan menimbulkan permasalahan dalam menjalankan organisasi tersebut dapat diminimalisir sekecil mungkin. Tentang macam-macam azas organisasi seharusnya dihayati dengan benar.
Ada beberapa pendapat tentang azas-azas organisasi, menurut Henry Fayol di dalam Sutarto (1998: 45) sebagai berikut:
01. Pembagian Kerja
02. Wewenang dan Tanggungjawab
03. Disiplin
04. Kesatuan Perintah
05. Kesatuan Arah
06. Kepentingan Individu di bawah Kepentingan Umum
07. Gaji
08. Sentralisasi
09. Ketertiban
10. Keadilan
11. Kestabilan Masa Kerja
12. Inisiatif
13. Kesatuan Jiwa.
Menurut Luther Gulick dan Lyndall Urwick di dalam Sutarto (1998: 47), ada beberapa azas-azas organisasi yaitu:
01. Orang yang layak pada struktur hotel
02. Pengakuan seorang pimpinan puncak sebagai sumber wewenang
03. Yang bersangkutan dengan kesatuan perintah
04. Memakai staff umum dan khusus
05. Departemenisasi berdasarkan tujuan, proses, orang dan tempat
06. Pelimpahan dan pemakaian asas pengecualian
07. Membuat tanggungjawab sepadan dengan wewenang, dan
08. Mempertimbangkan rentangan kontrol yang tepat.
Sedangkan Stanley Vance di dalam Sutarto (1998: 50) mengemukakan pendapat tentang azas- azas organisasi sebagai berikut:
01. Azas penyebab
02. Azas keyakinan
03. Azas tujuan
04. Azas pengarahan dan kontrol
05. Azas standarisasi
06. Azas wewenang
07. Azas tanggungjawab
08. Azas pembagian kerja
09. Azas pelimpahan
10. Azas penyusunan fungsi
11. Azas kesatuan struktur
12. Azas perwujudan
Azas-azas organisasi berperan dua macam yaitu pertama sebagai pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat dan efesien, dan peranan kedua sebagai pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan lancar. Atas dasar dua macam peranan inilah dapat kiranya disusun defenisi azas-azas organisasi yaitu : “Berbagai pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar memperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan dengan lancar. Pengertian “sejauh mungkin” dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa azas-azas tidak dapat berlaku mutlak, sebaliknya apabila diabaikan dapat mengakibatkan organisasi akan mengalami kesulitan.
Dari berbagai pendapat, maka dapat kita memberikan kesimpulan bahwa azas-azas organisasi tersebut adalah pembagian kerja, wewenang dan tanggungjawab, disiplin, kesatuan perintah, kepentingan individu dibawah kepentingan umum, gaji pegawai, sentralisasi, saluran jenjang, ketertiban, keadilan, kestabilan masa kerja, inisiatif, kesatuan jiwa korps, koordinasi, jenjang, penyusunan fungsi, staff, orang tepat pada struktur yang tepat, pengakuan adanya pucuk pimpinan sebagai sumber wewenang, staff khusus dan umum, departementasi, pelimpahan dan pemakaian azas pengecualian, keseimbangan tanggungjawab dan wewenang, rentangan kontrol, tujuan, wewenang terakhir, penugasan kewajiban, pembatasan, kesamaan, efektifitas organisasi, analisis, komunikasi, penyusunan jenjang, kontrol, pengecualian, pelimpahan, kesederhanaan, standarisasi, spesialisasi, berkelangsungan, fleksibilitas, keseimbangan, hubungan langsung, penyesuaian pada organisasi.
Wewenang bertindak, saluran pengawasan dan komunikasi, penunjukkan garis-garis promosi, penugasan secara logis kewajiban-kewajiban, menghormati kemampuan pribadi, sentralisasi wewenang, pembagian fungsi, azas penyebab, azas keyakinan, pengarahan, tanggungjawab, kesatuan struktur, azas perwujudan, penanggungjawab tunggal, menanyakan ide bawahan, gabungan fungsi dan jalur staf, peraturan, penugasan pekerjaan, keseimbangan struktur, desentralisasi, efesiensi, jenjang organisasi, spesialisasi organisasi dan pembagian kerja, kemutlakkan tanggungjawab, jenjang wewenang, pembatasan fungsi, pemisahan dan kemampuan kepemimpinan.
3. Fungsi dan Tujuan Organisasi
Konsep fungsi dan tujuan organisasi dipandang secara luas yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Adapun beberapa fungsi dan tujuan organisasi menurut Arthur G. Bedeian di dalam T. Hani Handoko (2003: 110) adalah sebagai berikut :
a. Pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil akhir diwaktu yang akan datang. Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi. Dalam hal ini, fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang “harus” dan “harus tidak” untuk dilakukan atau dikerjakan.
b. Sumber legitimasi, tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran-pembenaran kegiatannya, disamping itu keberadaannya dikalangan kelompok-kelompok seperti pelanggan, politikus, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada umumnya. Pengakuan atas legitimasi ini akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.
c. Standar pelaksanaan, bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami dimana hal ini dipahami akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan-tujuan dalam bidang-bidang yang dapat dikuantifikasikan seperti penjualan, posisi pasar, atau laba, derajat kesuksesan yang dicapai dapat dengan mudah diukur.
d. Sumber motivasi, tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggotanya. Fenomena ini tampak paling jelas dalam organisasi yang menawarkan bonus bagi pencapaian tingkat penjualan tertentu, dan sebagainya, yang dikaitkan secara langsung dengan laba tahunan. Bisa juga dalam organisasi jenis lain, status dan prestise sebagai anggota tim juara hampir selalu menjadi sumber motivasi yang kuat.
e. Dasar rasional pengorganisasian, dinyatakan secara sederhana, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi. Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, implementasi berbagai unsur perancangan organisasi seperti pola komunikasi, mekanisme pengawasan, departementasi, dan sebagainya.
4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Menurut Ralph C. D. di dalam Sutarto (1998: 41), “struktur organisasi adalah hubungan antara fungsi-fungsi tertentu, faktor-faktor fisik dan orang”.
Sedangkan John P. dan Owen Lane di dalam Sutarto (1998: 41) mengemukakan bahwa “Struktur organisasi adalah hubungan antara para pegawai dan aktivitas-aktivitas mereka satu sama lain serta terhadap keseluruhan, bagian-bagiannya adalah tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau fungsi-fungsi dan masing-masing anggota kelompok pegawai yang melaksanakannya”.
Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa struktur organisasi merupakan kerangka antar hubungan satuan-satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang yang masing-masing punya peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh.
Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, manapun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi menurut Alfred D. Chandler, Jr di dalam T. Hani Handoko (2002: 169) adalah sebagai berikut :
a. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.chandler telah menjelaskan hubungan strategi dan struktur organisasi dalam studinya pada perusahaan-perusahaan industri di Amerika .Dia pada dasarnya menyimpulkan bahwa “struktur mengikuti strategi”. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manager dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur oraganisasi juga berubah.
b. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang diguanakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi industri massal akan memerlukan standarisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.
c. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manager dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi organisasi, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Disamping itu, orang-orang di luar organisasi, seperti pelangan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.
d. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
Sementara unsur-unsur organisasi menurut pendapat Henry Mintzberg di dalam T. Hani Handoko (2003: 171) terdiri dari :
a. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
b. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksannya kegiatan seperti yang direncanakan.
c. Koordinasi kegiatan, menunjukan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi .
d. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
e. Ukuran satuan kerja menunjukan jumlah karyawan dalam satu kelompok kerja.
5. Departementasi
Efesiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi dari satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.
Menurut Sutarto (1998: 66), yang dimaksud dengan departementasi atau departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Dalam memutuskan pola digunakan oleh organisasi untuk mengelompokkan kegiatannya yang beragam untuk dilaksanakan dapat menggunakan beberapa cara. Kegiatan untuk mengelompokkan inilah yang disebut Departementasi.
Beberapa bentuk departementasi atas beberapa dasar menurut T. Hani Handoko (2003: 176) sebagai berikut :
a. Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi atau keuangan.
b. Produk atau jasa : divisi - divisi.
c. Wilayah: divisi Sumatera, divisi Jawa dan atau operasi internasional.
d. Langganan: penjualan industri, pedagang, eceran, pemerintah, militer atau konsumen.
e. Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
f. Waktu : pembagian shiff kerja.
g. Pelayanan : bisa mencerminkan kelas eksekutif, kelas bisnis, kelas ekonomi dalam pelayanan.
h. Alpha-numerical : bisa menggunakan pelayanan telepon dimana, misalnya nomor 00000-50000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomor 50001-10000 ditempatkan pada departemen yang lain.
i. Proyek dan matriks: digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi-energi.
Sutarto (1993: 95) mengemukakan bahwa dalam melakukan departementasi atau departemenisasi perlu pula memperhatikan beberapa macam dasar, antara lain adalah:
a. Departemenisasi berdasarkan fungsi, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing diserahi tugas mengurus sekelompok aktifitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya, pelaksanaannya atau pertimbangan lain.
b. Departemenisasi berdasarkan produksi, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing diserahi aktifitas menghasilkan barang tertentu.
c. Departemenisasi berdasarkan rangkaian kerja, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang secara berurutan harus dilalui oleh langkah-langkah pengerjaan sehingga pekerjaan dapat selesai dengan baik.
d. Departemenisasi berdasarkan langganan, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing melakukan kegiatan memberikan pelayanan kepada orang-orang atau badan-badan tertentu yang datang secara tetap.
e. Departemenisasi berdasarkan jasa, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing diserahi aktifitas untuk memberikan jasa tertentu.
f. Departemenisasi berdasarkan alat, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing melakukan kegiatan dengan menggunakan alat tertentu.
g. Departemenisasi berdasarkan wilayah, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing diserahi untuk mengurus satuan daerah tertentu.
h. Departemenisasi berdasarkan waktu, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing-masing melakukan kegiatan dengan pembagian waktu.
i. Departemenisasi berdasarkan jumlah, yaitu pembentukan satuan organisasi yang masing-masing beranggotakan sejumlah orang tertentu.
j. Departemenisasi satuan organisasi khusus, yaitu pembentukan satuan organisasi yang akan melakukan aktifitas yang setelah dipelajari benar-benar tidak akan dapat ditampung oleh satuan organisasi yang sudah ada dalam struktur organisasi rutin dan aktifitasnya bersifat sementara.
Tiap-tiap satuan organisasi khusus yang dibentuk hendaknya menggunakan nomenklatur atau sebutan organisasi tertentu sehingga dari sebutan satuan organisasi itu segera dapat diketahui aktivitas khusus apa yang akan dilakukan oleh satuan organisasi khusus yang bersangkutan. Ada beberapa sebutan satuan organisasi khusus adalah sebagai berikut:
1) Tim, sebutan organisasi ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan penelitian, bersifat sementara dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang sudah ada pada struktur organisasi rutin.
2) Komisi, sebutan satuan organisasi ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan pemberian nasehat, bersifat sementara, dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin.
3) Komite, sebutan satuan organisasi ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan pemeriksaan, bersifat sementara, dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin.
4) Satuan tugas atau lebih dikenal dengan akronim Satgas, sebutan organisasi ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan pekerjaan tertentu secara mendesak perlu segera diselesaikan, bersifat sementara, dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin.
5) Panitia, sebutan satuan organisasi ini digunakan apabila aktivitas utamanya adalah melakukan pekerjaan tertentu yang tidak termasuk salah satu aktivitas tersebut di atas, bersifat sementara, dan tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada pada struktur organisasi rutin.
k. Departemenisasi matrix, yaitu pembentukan satuan-satuan organisasi yang didalamnya terdapat perpaduan antara dua unsur pola matrik ialah satuan organisasi sumber dan satuan organisasi program yang satu sama lainnya berkaitan.
Berkaitan dengan pendapat di atas, dalam hal ini hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokkan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai empat, lima atau enam pendekatan digunakan bersama sebagai dasar departementasi.
6. Pembagian Kerja
Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Menurut T. Hani Handoko (2003: 171), “tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan synergy terjadi”.
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Menurut Sutarto (1993: 104), pembagian kerja dapat diartikan dua macam yaitu:
1. Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokkan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu.
2. Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokkan tugas-tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seprang pejabat tertentu.
Pembagian kerja merupakan hal yang tepenting dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Berikut Luther Gulick di dalam Sutarto (1993: 104) mengemukakan alasan-alasan pentingnya pembagian kerja, yaitu:
a. Karena orang berbeda pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi;
b. Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama;
c. Karena seorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama;
d. Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya.
7. Koordinasi
Bila kegiatan-kegiatan dibagi dan didepartementalisasikan, maka manajer perlu untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan itu untuk mencapai tujuan. Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif sebagian besar tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya, yang dikenal sebagai rentang manajemen atau rentang kendali.
Menurut T. Hani Handoko (2003: 195), “Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efesien”.
Dari hal tersebut dapat dikatakan bahwa tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Selanjutnya James D. Mooney di dalam Sutarto (1998: 141) mengemukakan bahwa “koordinasi merupakan pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu tujuan”.
Sedangkan menurut Leonard D. White di dalam Sutarto (1998: 141), “koordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian-bagian satu sma lain, dan gerakan serta pengerjaan bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberikan sumbangan yang maksimum pada hasil secara keseluruhan”.
Hal senada disampaikan oleh Dalton E. M. di dalam Sutarto (1998: 141), “koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama”.
Dari berbagai pendapat tentang koordinasi seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa ketika berbicara mengenai koordinasi, maka dapat dipakai satu istilah yaitu keselarasan. Baik kesatuan tindakan, kesatuan usaha, penyesuaian antar bagian, keseimbangan antar bagian maupun sinkronisasi semuanya bersasaran keselarasan.
Organisasi tanpa koordinasi jelas akan berakibat buruk pada pencapaian tujuan. Menurut Sutarto (1998: 146), apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat, yaitu:
a. Dengan satuan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara satuan-satuan organisasi atau para pejabat yang ada dalam organisasi;
b. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting;
c. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organisasi atau antar pejabat;
d. Dengan koordinasi dapat dihindarkan timbulnya rebutan fasilitas;
e. Dengan koordinasi dapat dihindarkan terjadinya peristiwa waktu menunggu yang memakan waktu lama;
f. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekembaran pengerjaan terhadap suatu aktivitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekembaran pengerjaan terhadap tugas oleh para pejabat;
g. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekosongan pengerjaan terhadap tugas oleh pejabat;
h. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran di antara para pejabat untuk saling bantu satu sama lain terutama di antara para pejabat yang ada dalam satuan organisasi yang sama;
i. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran diantara pejabat untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kebaikan bagi dirinya, keselamatan bagi dirinya atas kerugian atau kejatuhan sesama pejabat lainnya;
j. Dengan koordinasi dapat dijamin kesatuan sikap antar pejabat;
k. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat;
l. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan langkah antar para pejabat;
m. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.
Melaksanakan asas departemenisasi dan pembagian kerja tanpa melaksanakan asas koordinasi akan menumbuhkan peristiwa tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap pejabat berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kesatuan arah.
8. Rentang Manajemen
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang manajemen juga dapa berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu. Rentang manajemen sering disebut dengan istilah-istilah seperti span of control, span of autority, span of attention atau span of supervision.
Penggunaan istilah rentang manajemen disamping istilah yang paling umum digunakan yaitu rentang kendali, karena manajemen lebih dapat menunjukkan keluasan dan ruang lingkup fungsi pengawasan.
Rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan satu sama lainnya. Ada beberapa anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan, maka semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif. Tetapi hubungan tersebut tidak semudah itu karena bila jumlah bawahan yang melapor ke setiap manajer lebih banyak, organisasi hanya membutuhkan sedikit manajer. Dengan sedikit pandangan manajerian yang terlibat, para manajer akan lebih mudah mengkoordinasi kegiatan-kegiatan antar departemen. Kelemahan dan keuntungan tersebut perlu dipertimbangkan seoptimal mungkin.
Pembahasan tentang rentang manajemen dilakukan secara terperinci karena hal tersebut adalah salah satu aspek pertama struktur organisasi yang mempengaruhi seorang individu bila dia bergabung dengan suatu organsiasi.
Menurut T. Hani Handoko (2003: 203): Ada dua alasan utama mengapa penentuan rentangan yang tepat adalah penting. Pertama, rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efesien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Kedua, ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan stuktur organisasi.
Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa terlalu melebarnya rentangan dapat berarti bahwa manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efesien. Rentangan yang terlalu sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya. Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi dapat berbentuk “tal” dengan tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk “flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit. Struktur ini akan mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.
Meskipun para ahli manajemen bermaksud menemukan jumlah yang pasti, jumlah rentangan manajemen yang ideal, tetapi tidak ada jumlah mutlak yang dapat ditentukan karena hal ini tergantung pada banyak tidaknya variabel, seperti besarnya organisasi, tekhnologi, spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin, tingkatan manajemen dan sifat-sifat pekerjaan lainnya.
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut secara umum akan menunjukkan hal-hal seperti berikut:
a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi;
b. Bagaimana organisasi menelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan di ikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok;
c. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan;
d. Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
Menurut T. Hani Handoko (2003: 167), “Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya”.
Sedangkan Ernest Dale di dalam T. Hani Handoko (2003: 167), “Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota-anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efesien”.
Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini:
1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan bersama.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga waktu menganggur, tidak efesien dan terjadi biaya yang semestinya tidak perlu.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efesienan dan konflik-konflik yang merusak.
Sementara H. B. Siswanto (2009: 75) mengemukakan bahwa “pengorganisasian (organizing) adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antar pekerjaan yang efektif diantara mereka, pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efesien”. Ditambahkannya bahwa pengorganisasian juga dapat didefenisikan sebagai suatu kegiatan membagi tugas, mendelegasikan otoritas, dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada seluruh hierarki organisasi.
Kemudian George R. Terry (2008: 73) mengemukakan bahwa “pengorganisasian merupakan kegiatan dasar dari manajemen dilaksanakan untuk dan mengatur seluruh sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk unsur manusia, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sukses”.
Berdasarkan hal tersebut, dalam pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut:
1. Mengetahui dengan jelas tujuan hendak dicapai;
2. Deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu;
3. Klasifikasi aktivitas dalam suatu kesatuan yang praktis;
4. Memberikan rumusan yang realistis mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperluka untuk setiap aktivitas atau kesatuan aktivitas yang hendak dioperasikan;
5. Penunjukan sumber daya manusia yang menguasai bidang keahliannya;
6. Mendelegasikan ototritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditujukan
Dalam pengorganisasian ada empat syarat yang perlu dipertimbangkan, yang pertama adalah Legitimasi (Legitimacy) merupakan memberikan respon dan tuntutan eksternal dengan menampilkan performa institusi yang dapat meyakinkan pihak-pihak terkait akan kemampuannya mencapai tujuan. Kedua Efesiensi (Effeciency) merupakan pengakuan terhadap institusi dan penggunaan waktu, uang dan sumber daya yang terbatas, yaitu penentuan alat yang diperlukan, pengalokasian waktu, penggunaan dana yang tepat dan sumber daya dalam mencapai tujuan. Ketiga Keefektifan (Effectiveness) dimana menggambarkan ketepatan pembagian tugas, hak, tanggungjawab, hubungan kerja bagian-bagian organisasi serta menentukan personel dalam melaksanakan tugasnya. Keempat adalah Keunggulan (Excelence) menggambarkan kemampuan institusi dan pimpinan dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya sehingga dapat meningkatkan citra dan nama baik organisasi yang akhirnya dapat meningkatkan harga diri dan juga kualitasnya.
No comments:
Post a Comment
Berkomentarlah yang ramah dan sopan serta tidak mengandung ujaran kebencian dan unsur sara. Blog Kreasi Kita akan menghapus secara otomatis komentar yang tidak membangun atau spam.